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oa系统实施是对用户组织管理能力的考验

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oa系统实施是对用户组织管理能力的考验

  由于不同用户单位对oa系统的要求不同,用户信息化水平和经验的差异,导致oa的功能和需求、复杂程度也不同,最终oa发挥的作用和效果也存在较大的差异。oa系统想要在单位内部取得一定的使用效果,是对用户组织管理能力和信息化经验的考验。
oa系统实施是对用户组织管理能力的考验
  不同的oa厂商有着不同的定位,选择适合自身需求的产品本身就需要一定的经验,oa系统的实施也不能单纯地依赖oa系统厂商。成功的oa实施和应用固然可以让用户单位受益,但如果oa使用效果差,甚至是最终导致搁置,则带来的是时间和成本上的浪费,无法发挥oa在内部管理中的基本作用。

  OA用户单位需要做好哪些工作?

  1、结合自身的情况,熟悉oa的作用和应用范围

  2、梳理内部的需求和流程,确定oa系统实施的目标和范围

  3、选择符合自身要求的oa系统产品和oa厂商

  4、配好oa系统厂商,对oa功能进行测试,组织内部的培训

  5、协调好各部门的关系,做到有计划、有步骤的推广

  在oa系统的实施过程中,用户单位协调各部门的之间的关系,协调与oa厂商之间的关系,负责组织不同部门需求的收集、分析,负责对oa使用过程中问题的收集,组织相关人员对oa进行测试,协调厂商对相关问题的解决处理,组织内部的培训和使用推广等。

  自身制度与管理是否清晰合理

  oa是内部管理的平台和信息化的工具,oa能否落地首先取决于用户自身制度与管理是否清晰合理,明确和清晰的需求有利于oa的实施和落地,避免oa实施过程中的反复修改与调整。一般来说,用户单位单的规模越大,内部的管理流程就越复杂,实施的难度会更大,实施的周期会更长。

  如果企业对oa的某些要求暂时无法确定,或不能够做到一步到位,或者是担心单位的业务模式和管理模式后续的调整变化,此时可以采用“整体规划、分步实施”的策略。

  oa需求直接关系到使用oa达到的目标和后续的应用效果,一些企业oa的需求过于简单,导致在后续使用中“可有可无”发挥作用有限,或需求被无限扩大导致oa实施久拖不决,都是因为前期需求与流程不清晰、规划不合理所导致的。能够结合企业的实际情况,合理的规划企业oa需求,将需求准确地传递给oa厂商,这是用户单位必须要做到的。

  组织协调和执行力是oa落地的基本保障

  oa系统的应用不仅是全员化的使用,更是对企业管理模式的变革,在实施过推广过程中必然会遇到各种问题,甚至是来自内部的各种阻力,因此组织协调和执行力是oa落地的基本保障,是确保oa成功实施的前提条件。

  1、建立内部的运行管理制度

  oa系统在企业内部推广之初,必然后遇到各种人为的阻力和困难,为了保证未来在oa系统进入正式动作之后的流程运转,企业需要有相关的制度作为保证。

  2、企业日常管理在oa中落地实现

  如:企业内部的财务管理制度(报销、款项支付等),人事管理制度、考勤管理制度等,都可以在oa中落实,真正做到oa为企业管理服务,构建高效协同协作的管理平台。

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