OA办公系统

  OA是中文Office Automation的缩写,即“办公自动化”,是使用网络和工具技术建立的协作办公与外部管理的系统。OA是组织行为管理工具,也是企业信息化的基础软件,使用oa可以推动单位内部的高效协同协作,功能上包括了沟通、审批、协作、文档信息、人事、行政、考勤、客户、销售、采购、公文收发、业务集成等内容。

OA办公系统

  OA是面向一个单位大多数人员的管控工具,通过OA办公系统推动多人、多部门、跨地域的协作办公模式,使日常许多通过手工完成的事情,被计算机和网络提供的用途所取代,基于移动oa的随时、随地办公则进一步提高了oa的应用效果。

  OA主要应用范围

  1)建立内部通讯系统

  如:通知、公告、工作沟通、工作日记、工作计划、即时通讯等。

  2)实现工作流转和事务处理的自动化

  变革了单位传统纸质公文办公模式,企业内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通告等均采取电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式,提高办公效率,实现无纸化办公。不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去,等候审批、签字、盖章,而是运用快速而廉价的网络传递方式,发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作,减少工作中复杂环节。

  3)建立信息公布平台

  在单位内部设立一个有效的信息公布跟共享的系统,例如电子公告、电子论坛、电子刊物,使外部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等无法在企业外部人员之间受到广泛的传播,使人员无法知道企业的发展动态。

  4)实现文档管理的自动化

  可使各类文档(包括各式文件、知识、信息)能够按权限进行储存、共享和使用,并有一个方便的查找方式。文档管理自动化使各类文档实现电子化,通过电子文件柜的方式推动文档的存放,按权限进行使用和共享。实现文档管理自动化以后,如企业来了一个新工人,只要管理员给他登录一个身份文件,给他一个口令,他自己处于系统就可以看见这个单位积累下来的东西,规章制度、各种技术文件之类,只要他的身份依照权限可以阅览的范围,他自然而然都能看到,这样就降低了这些培训环节。

  5)辅助办公

  它牵涉的内容非常多,像个人办公、会议管理、车辆管理、办公用品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各类辅助办公,实现了很多辅助办公的自动化。

  6)实现分布式办公

  变革了传统的集中办公室的办公方式,扩大了办公区域,可在家中、城市各地乃至全球各个角落通过网络连接随时办公,大大方便了人员出差在外的办公与信息交流。

  哪些单位应该OA办公系统?

  那么,什么样的企业适合使用办公自动化(OA)系统?几乎所有企业都适合使用办公自动化(OA)系统,但不同企业使用的目的性会有所不同,具体是(以企业为例):

  1、信息化尚未入门的企业

  由于没有信息化应用基础,先上办公自动化(OA),注OA有着近乎100%的成功率,有利于提高企业各级员工的基本能力与计算机方面的实际操作能力,有利于今后业务领域企业信息化工作的推进。

  2、信息化失败以及严重缺失信息化工作信心的企业

  信息化失败,特别是小型业务管理平台失败,例如ERP,给企业方面的自信打击是非常高昂的,为了塑造信心以及一开始就回避一下风险,选择办公自动化不失为一种选择。

  3、缺少信息化资金准备的企业

  信息化投入大概相当廉价,在没看到实际效果的之后,多数企业会犹豫不决。因此,对于谨慎型的民企或者资金不充裕的民企,先上办公自动化(OA),有利于企业逐渐了解企业信息化及其作用,减少未来信息化工作的盲目性。

  4、已拥有业务管理平台且必须进一步提高行政办公与外部信息交流环境的企业

  办公自动化(OA)与业务管理平台互为补充,可以丰富并建立企业信息化工作的方式与内容。

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